Servicio 03 · Selección de herramientas
Selección de herramientas: comparar con criterios, no con impresiones
Requisitos primero, pesos declarados, costo total y limitaciones a la vista. Para que la decisión se pueda explicar sin depender de quién estuvo en la reunión.
01Resultado esperado y para quién
Una decisión defendible, con los criterios a la vista
El resultado es poder explicar por qué se eligió una alternativa y no otra, ante cualquier persona de la empresa, incluida la que no estuvo en la discusión. Eso exige requisitos escritos, pesos declarados y una comparación que otra persona pueda repetir.
Para quién está pensado
- Equipos donde dos áreas defienden herramientas distintas y la decisión se posterga por falta de criterio común.
- Empresas que recibieron varias propuestas comerciales y necesitan compararlas en igualdad de condiciones.
- Organizaciones con restricciones de datos o de integración que descartan la mitad del mercado y no lo saben todavía.
Estado de partida
Existe una lista de candidatos o al menos una categoría de producto, y alguien con autoridad para decidir. Sin candidatos el trabajo es otro: primero hay que entender el proceso, y eso es el diagnóstico.
02Cuándo no conviene
Cuándo una comparación de herramientas no resuelve nada
- Si todavía no está claro qué tarea debe resolverse. Comparar herramientas sin tarea definida produce una lista de funciones, no una decisión. En ese caso el trabajo previo es el diagnóstico.
- Si la decisión ya se tomó y se busca justificarla. Podemos hacer el ejercicio, pero no vamos a construir una comparación con los pesos acomodados para que gane la opción predeterminada.
- Si la restricción real es de presupuesto y no de producto. Cuando todas las opciones viables superan el monto disponible, la comparación es un ejercicio teórico. Es más útil decirlo de inmediato.
- Si el proveedor exige contratación en menos de una semana. Una comparación apresurada es peor que ninguna: da apariencia de rigor a una decisión tomada por urgencia comercial.
- Si no hay nadie disponible para validar los pesos. Los pesos los define el negocio, no el consultor. Sin esa validación, la matriz es un documento con números inventados.
- Si la comparación se va a usar como argumento publicitario. No hacemos comparaciones para que un tercero las use en su publicidad sin contexto y sin fecha.
03Qué ocurre hoy
Un caso concreto: tres cotizaciones que no se pueden comparar
Una empresa recibió tres propuestas para un asistente que responda consultas internas. Una cobra por usuario, otra por consumo, otra por un paquete anual. Una incluye implementación, las otras no. Dos dicen «integración con sus sistemas» sin especificar cuáles. Ninguna menciona qué pasa con los documentos que se cargan.
La comparación por precio es imposible, y también lo es por funcionalidad: cada propuesta describe un producto distinto. La decisión se posterga dos meses y al final se elige la más barata, que es la que menos se adapta al uso previsto.
El trabajo de selección consiste en escribir primero los requisitos, después pedir a cada proveedor la misma información en el mismo formato, y recién entonces comparar.
Situación descrita a partir de un patrón común en procesos de compra. No identifica a ningún proveedor ni cliente.
04Alcance y método
Dos semanas y una matriz que se puede auditar
| Paso | Contenido | Quién participa |
|---|---|---|
| 01 | Definición de la tarea concreta y del resultado esperado. Qué debe lograr la herramienta, en una frase verificable. | Responsable del proceso y quien decide |
| 02 | Requisitos en tres grupos: imprescindibles, deseables y excluyentes. Los excluyentes eliminan candidatos y se declaran primero. | Operación, sistemas, administración |
| 03 | Pesos por criterio, acordados en sesión y registrados con nombre de quien los aprobó. | Quien decide |
| 04 | Recolección de información con el mismo cuestionario para todos los candidatos. | Nosotros, con su apoyo |
| 05 | Cálculo de costo total a 12 y 36 meses: licencia, consumo, implementación, integración, formación, salida. | Nosotros, con datos del proveedor |
| 06 | Prueba práctica acotada con dos finalistas, sobre casos propios. | El equipo que va a usarla |
| 07 | Recomendación con la matriz completa y los supuestos declarados. | — |
La prueba del paso 06 es opcional y se cotiza aparte si requiere configuración por parte del proveedor. Sin ella, la comparación se basa en documentación y demostraciones, y eso se declara en el informe.
05Entregables verificables
Cinco objetos que sostienen la decisión
- Documento de requisitos con la distinción entre imprescindible, deseable y excluyente.
- Matriz de comparación con pesos, puntajes, fórmula visible y nombre de quien aprobó los pesos.
- Cálculo de costo total a 12 y 36 meses, con cada concepto separado y sus supuestos escritos.
- Registro de limitaciones por candidato: qué no hace, qué exige y qué restricción impone sobre los datos.
- Recomendación escrita con las condiciones que la invalidarían (por ejemplo, un cambio de precio o de condiciones del proveedor).
No entregamos un ranking sin criterios ni declaramos un producto «mejor» en abstracto. La recomendación es para su tarea y sus restricciones, y se explica como tal.
06Cómo se medirá
Cómo se sabe si la elección fue correcta
La selección se evalúa con dos preguntas distintas, y conviene no mezclarlas.
Durante el trabajo — observable
- Porcentaje de requisitos imprescindibles cubiertos por el candidato elegido, verificado contra documentación o prueba.
- Número de supuestos del cálculo de costo que se confirmaron con el proveedor por escrito.
- Diferencias entre lo que decía la demostración y lo que dice el contrato.
Después de elegir — estimado
El uso real de la herramienta, la satisfacción del equipo y el costo por operación solo se conocen con el tiempo. Este servicio no incluye esa medición; se recomienda fijar los indicadores antes de firmar con el proveedor, y revisarlos a los tres meses.
Una comparación bien hecha reduce el riesgo de una mala compra. No lo elimina.
07Precio y condiciones
Cómo se calcula
El precio depende del número de candidatos y de si incluye prueba práctica. Se informa en la propuesta, antes de comenzar.
Qué cambia el precio
- Número de candidatos comparados con el mismo nivel de detalle.
- Prueba práctica con dos finalistas, que requiere coordinación con los proveedores.
- Complejidad de la integración que hay que evaluar: un sistema o cinco.
Qué no incluye
No incluye licencias, ni la negociación con el proveedor, ni la implementación posterior. Tampoco incluye asesoría legal sobre el contrato del proveedor; si se necesita, se recomienda un abogado y se entrega la lista de puntos a revisar.
Impuestos
Precios finales con IVA incluido (19 %)
08Prueba y responsable
Cómo comprobar el rigor antes de contratar
Pida ver la fórmula de la matriz y la lista de supuestos del cálculo de costo. Si la fórmula está oculta o los supuestos no existen, la comparación no es replicable.
Pida también un ejemplo de registro de limitaciones: la parte del informe donde se dice qué no hace cada opción. Es la sección que más rápido revela si el trabajo es serio.
Responsable: quien conduce la comparación es quien firma la recomendación. Su nombre se publica en quiénes somos cuando esté confirmado.
Preguntas frecuentes
¿Nos van a decir qué herramienta comprar?
¿Trabajan con algún proveedor en particular?
¿Pueden evaluar una herramienta que ya usamos?
¿Cuánto pesa la seguridad y el tratamiento de datos?
¿Qué pasa si el proveedor cambia las condiciones después?
Antes de escribir
Si al leer esta página reconoce un proceso pero no está seguro de que aplique, escríbalo igual. Responder que no también es una respuesta útil.
Revisar un proceso Comparar los cinco serviciosSiguiente paso
¿Está comparando alternativas y no logra decidir?
Cuéntenos qué tarea debe resolver la herramienta y qué restricciones tiene. Con eso sabemos si una comparación ordenada ayuda.