Servicio 01 · Diagnóstico

Diagnóstico de oportunidades: qué proceso conviene tocar primero

Tres semanas para saber dónde la inteligencia artificial ayuda, dónde no y cómo se va a medir. Sin comprar ninguna herramienta antes de decidir.

01Resultado esperado y para quién

Saber qué proceso conviene tocar primero, y cuáles no

Al terminar, usted tiene tres cosas: un mapa de los procesos revisados con sus pasos y responsables, una priorización con criterios explícitos y una recomendación por proceso que puede ser avanzar, probar o no implementar. La tercera opción es tan válida como las otras dos y aparece seguido.

Para quién está pensado

Empresas de 10 a 200 personas donde el dueño o el gerente general sigue siendo el punto de paso de muchas decisiones operativas.
Organizaciones que ya usan alguna herramienta de IA de forma individual, sin que esté integrada a ningún proceso.
Equipos que recibieron presión por «hacer algo con IA» y necesitan una respuesta defendible, no una presentación.

Estado de partida típico

Hay pilotos sueltos, uno o dos entusiastas, y ninguna medición. Nadie puede decir cuántas horas consume el proceso que se quiere cambiar. Si ese es su caso, el diagnóstico sirve. Si ya tiene la línea base medida y el proceso elegido, no necesita este servicio: pase a automatización.

EntregableMatriz de priorización (ejemplo)

Interfaz ilustrativa · datos ficticios

Qué muestra esta figura. El entregable central del diagnóstico: dos ejes — impacto en el proceso y esfuerzo de implementación — con cada proceso revisado ubicado según los pesos que usted aprobó. Arriba a la izquierda van los que se prueban primero. Abajo a la derecha, los que no conviene tocar ahora. Los puntos A a E son ilustrativos y no corresponden a ningún cliente.

02Cuándo no conviene

Cuándo este diagnóstico no le sirve

Este bloque es el más importante de la página. Si se reconoce en dos o más puntos, conviene conversarlo antes de contratar cualquier cosa, incluido esto.

Si la decisión ya está tomada. Cuando la herramienta está comprada y solo se busca una validación externa, el diagnóstico se convierte en un trámite. Preferimos decirlo y no tomarlo.
Si no hay acceso a las personas que ejecutan el proceso. Un mapa hecho solo con gerencia describe el proceso que debería existir, no el que existe. Sin dos o tres entrevistas operativas, el resultado no es confiable.
Si la empresa tiene menos de 5 personas y un solo proceso. No hay nada que priorizar: hay una decisión que se toma en una tarde y no merece un proyecto.
Si el problema no es de proceso sino de sistema. Cuando el ERP está mal parametrizado o los datos maestros están duplicados, la IA no arregla eso. Se dice en la primera reunión y se recomienda el trabajo correcto.
Si se espera que el informe por sí mismo produzca un ahorro. Un documento no cambia una operación. Cambia cuando alguien ejecuta lo que el documento propone.
Si el resultado tiene que ser positivo por contrato. No trabajamos con la condición de llegar a una conclusión predeterminada.

03Qué ocurre hoy

Un caso concreto: las solicitudes que llegan por correo

Una empresa de servicios recibe entre 40 y 60 solicitudes por semana. Llegan a una casilla compartida, en formato libre, algunas con documentos adjuntos y otras solo con texto. Dos personas las leen, deciden a qué área corresponden y las reenvían.

Tres cosas no se saben hoy: cuánto demora una solicitud desde que llega hasta que alguien la toma, cuántas se traspapelan, y cuántas vuelven porque faltaba un dato. No es que nadie las mida mal: es que nadie las mide.

El diagnóstico trabaja sobre este tipo de situación. No se resuelve con una herramienta nueva, se resuelve definiendo el flujo, el registro y el indicador. La herramienta viene después, si hace falta.

Este ejemplo describe un patrón habitual, no un cliente. No se publica el nombre de ninguna empresa porque no hay autorización para hacerlo.

04Alcance y método

Tres semanas, seis actividades, dos decisiones suyas

Plan de trabajo del diagnóstico
Semana	Qué hacemos	Qué necesitamos de usted
1	Reunión de encuadre y definición del alcance. Entrevistas con quien ejecuta el proceso (2–4 personas).	Una hora de gerencia y dos horas de las personas operativas.
1–2	Levantamiento del flujo actual: pasos, sistemas, traspasos, excepciones, puntos de reproceso.	Acceso de lectura a los sistemas involucrados o capturas del flujo.
2	Medición de referencia: volumen, tiempo por caso, tasa de error, costo aproximado por operación.	Datos de los últimos tres meses, si existen. Si no existen, se acuerda cómo obtenerlos.
2–3	Priorización con criterios y pesos declarados. Análisis de riesgos por proceso.	Validación de los pesos en una sesión de 90 minutos.
3	Redacción del informe y de la recomendación por proceso.	—
3	Presentación de resultados y decisión.	Una hora con quien decide.

Puntos de decisión suyos

Qué procesos entran al alcance. Se acota a un máximo de cinco; más que eso deja de ser un diagnóstico y pasa a ser una auditoría.
Qué se hace con el resultado. Nosotros recomendamos; usted decide si contrata la siguiente etapa, la hace internamente o no la hace.

05Entregables verificables

Cuatro objetos, ninguno decorativo

Mapa de procesos. Un diagrama por proceso revisado, con pasos, responsables, sistemas y puntos de traspaso. Formato editable, para que pueda actualizarlo sin nosotros.
Matriz de priorización. Hoja de cálculo con los criterios, los pesos acordados, la puntuación por proceso y la fórmula visible. Se puede auditar y se puede cambiar de opinión sobre los pesos.
Registro de riesgos. Por proceso: qué puede salir mal, qué se mitiga con diseño y qué no se puede mitigar.
Recomendación escrita. Para cada proceso: avanzar, probar o no implementar, con la razón y la condición que la cambiaría.

No entregamos presentaciones de 60 diapositivas. Si un objeto no sirve para tomar una decisión o para ejecutar el trabajo, no se produce.

06Cómo se medirá

Qué se estima y qué se observa

Esta distinción importa y casi nadie la hace: una cosa es lo que se puede observar durante el trabajo, y otra es lo que se estima hacia adelante.

Medición del diagnóstico
Qué	Cómo	Estimar u observar
Volumen del proceso	Conteo de casos en un período definido, con la fuente declarada (sistema, planilla o registro manual).	Observado
Tiempo por caso	Medición en una muestra acotada, con el método escrito. Si no hay registro, se mide una semana y se declara la muestra.	Observado en la muestra
Tasa de reproceso	Casos que vuelven a abrirse o se corrigen después de cerrados, sobre el total del período.	Observado
Potencial de mejora	Comparación con un rango de referencia, con supuestos escritos.	Estimado, no prometido

El informe separa siempre las dos columnas. Ninguna cifra estimada se presenta como resultado obtenido.

07Precio y condiciones

Precio fijo, alcance fijo

Precio fijo por diagnóstico, acordado antes de comenzar, con el número de procesos incluidos. El monto está pendiente de publicación: $390.000 IVA incluido

Qué cambia el precio

Número de procesos revisados. La unidad de trabajo es el proceso, no la hora.
Número de sedes o sistemas distintos. Cada sistema adicional implica entrevistas y revisión propias.
Disponibilidad de datos. Si hay que reconstruir registros históricos, se cotiza aparte y se dice antes.

Qué no incluye

No incluye la implementación, ni licencias, ni trabajo de integración. Tampoco incluye la medición posterior al cambio: eso pertenece a la etapa siguiente.

Tratamiento tributario

Precios finales con IVA incluido (19 %)

08Prueba y responsable

Cómo puede evaluarnos antes de contratar

No hay todavía casos publicables con resultado medido, y no vamos a simularlos. Lo que sí existe es el método descrito arriba, con sus formatos y sus pasos.

La evaluación práctica es esta: describa un proceso en la conversación inicial y observe si la respuesta identifica pasos, excepciones y una medición concreta. Si la respuesta es genérica, no contrate.

Responsable: la persona que hace el diagnóstico es la misma que presenta el resultado. Su nombre y trayectoria se publicarán en quiénes somos cuando estén confirmados.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto dura y cuándo empieza?

Dos a tres semanas desde la reunión de encuadre, según la disponibilidad de las personas a entrevistar. La fecha de inicio se acuerda por escrito.

¿Tengo que dar acceso a mis sistemas?

Para el diagnóstico basta con acceso de lectura o con capturas del flujo. No se requiere acceso de escritura ni credenciales de administración.

¿Qué pasa si no hay datos históricos?

Se mide durante una semana acotada y se declara la muestra en el informe. Un dato con muestra pequeña y método explícito es más útil que un supuesto presentado como certeza.

¿El informe puede concluir que no conviene hacer nada?

Sí. Es una de las tres recomendaciones posibles y ocurre. En ese caso el resultado sigue siendo útil: evita un gasto mayor.

¿Trabajan con la información bajo confidencialidad?

Sí. Se firma un acuerdo antes de recibir cualquier información de la operación, y los datos se devuelven o se eliminan al cierre, según lo que se acuerde.

Antes de escribir

Si al leer esta página reconoce un proceso pero no está seguro de que aplique, escríbalo igual. Responder que no también es una respuesta útil.

Revisar un proceso Comparar los cinco servicios

Siguiente paso

¿Tiene un proceso que sospecha que podría cambiar?

Descríbalo en dos o tres frases. En la conversación inicial le decimos si tiene sentido revisarlo y qué implicaría.

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